Адрес:
г. Харьков, пр. Науки, 7
Режим работы: пн-пт 9:00-19:00, сб 10:00-17:00, вс - выходной

Сканирование документов: что это такое и где это востребовано?

Сканирование документов современные реалии статья
Сканирование документов современные реалии статья

Мода на все цифровое и повальный перевод всех документов в цифровой формат – это дань технологическому прогрессу. Украина в этом плане не исключение, и, так или иначе – вся документация, архивы уже переводятся в компьютерный формат или будут перенесены в будущем. Что касается самого термина «Сканирование», то здесь подразумевается процесс получения цифровых копий документов. Делается это с помощью отдельного сканера или сканера, встроенного, например, в МФУ. В качестве документа для сканирования могут выступать: любые печатные издания, рисунки, фотографии, чертежи, официальные документы (паспорт, справки, дипломы, платежки) и т.д.

В этой статье мы кратко рассмотрим основные виды сканирования, типы сканеров и как это используется сейчас для бизнеса, образования и других сфер.

Что значит отсканировать документ?

Давайте посмотрим на процесс получения электронных сканов (файлов в компьютерном формате) более детально. Чтобы понять, как устроена эта процедура, нужно рассмотреть устройство и принцип работы такого устройства как сканер.

Итак, сканер – это техническое устройство, выполняющее считывание расположенного на плоском носителе (чаще всего бумаге) изображения для передачи информации на расстояние или для преобразования его в цифровой формат. Такое определение дает нам Википедия. Сканеры существуют нескольких видов (например, слайд-сканеры, офисные или широкоформатные) и размеров, однако принцип функционирования одинаков – с помощью светочувствительных элементов происходит перевод отраженного света в цифровой формат. При этом следует учитывать, что непосредственно конвертация в итоговый документ (текстовый, растровый или даже векторный) происходит уже на этапе обработки полученного оттиска специальным программным обеспечением. И отсканировать означает именно получить готовый файл, т.е. результат обработки полученных данных.

Важный момент – сканирование документа может быть промежуточным этапом, т.е. когда оператор получает вместо файлов копии документов. Такой процесс называется ксерокопированием и сканер здесь выступает как элемент первичной обработки, получая светокопию документа и формируя сразу пакет для печати на принтере.

Как выглядит сканер и какие у него характеристики?

Чем больше оцифровка документов набирала обороты, тем больше появлялось различных моделей сканеров: от офисных, до промышленных, могущих обрабатывать потоковые документы или обрабатывать большие форматы. Сканер как отдельное устройство, имеющее подключение к компьютеру стал незаменим помощником во всех сферах, начиная от образования и бухгалтерии, до инженерных бюро и дизайнерских контор. Потребность в качественной обработке росла и росли требования к аппаратуре. Если рассматривать наиболее популярные виды, то нужно отметить сканеры встроенные и в виде отдельных устройств, сочетающие в себе функции принтера, с механизмами подачи документов и пакетной обработки. Любое МФУ содержит сканер и он может работать как в режиме передачи данных на компьютер (по кабелю USB, Wi-Fi или Bluetooth , по сети Ethernet или еще как), так и непосредственно отправляя данные на печать, т.е. без сохранения их в файл. Что касается характеристик сканеров то можно выделить следующее:

  • Цветность (возможность обрабатывать только ч/б материалы или цветные);
  • Формат, размер приемника (возможность работать со стандартами А4, А3 или вовсе А0, А1);
  • Разрешение (чувствительность сканирующего элемента, выражающаяся в PPI («pixels per inch» — пиксели на дюйм) и DPI («dots per inch» — точки на дюйм);
  • Скорость обработки (время, потраченное на процесс оцифровки 1 копии).

В зависимости от целевого назначения можно также выделить промышленные сканеры (профессиональное оборудование) и офисные, для решения типичных задач для некрупных контор и фирм. Можно еще вспомнить и про ручные сканеры, они используются там, где нет возможности расположить документ горизонтально или требуется определенная осторожность/ скорость обработки данных. К ручным сканерам можно отнести, например, сканеры штрих кодов, которые повсеместно используются в торговых точках и супермаркетах.

Зачем нужно сканирование сейчас?

Сканирование – необходимый элемент в документообороте и неотъемлемый процесс в создании электронных архивов. Так или иначе человечество не может отказаться от бумажной продукции полностью, а масса материалов продолжает хранится и использоваться в виде печатных листов. Конечно, современные библиотеки и архивы стараются дублировать исходники в виде файлов на электронных носителях, в облаке Интернет и т.д. Что же касается бизнеса и научной деятельности, то здесь также есть паритет, поскольку документооборот нуждается в оцифровке документов разного типа, а чертежи и планы хранятся как виде файлов проектов так и в виде отпечатанных листов А2 или А1 формата. Вообще, сканирование чертежей весьма популярная услуга, например в Харькове, где сосредоточено большое количество технических ВУЗов и контор, предоставляющих услуги по разработке планов строительства, дизайна и т.д. – клиентов на оцифровку и печать чертежей очень много. Для бизнеса также можно выделить такие задачи как потоковое сканирование (обработка сразу нескольких страниц), сканирование с переводом в текстовый формат, сканирование с трассировкой в векторный формат и т.п. Все зависит от задачи и какой конечный электронный документ нужен заказчику.

Что касается требований к оцифровке, то здесь все весьма прозрачно – скорость, качество. возможность обработки разных размеров. Широкоформатное сканирование позволяет решать практически любые задачи, поскольку техника такого класса изначально обладает высоким разрешением при сканировании и перевод в цифровой формат делается максимально быстро (чего например не скажешь про некоторые офисные модели).

Отдельно пару слов о ПО для сканеров. Следует учитывать тот факт, что от его качества тоже сильно зависит итоговый результат. Если, к примеру, промышленный сканер может обрабатывать на потоке десятки страниц с распознаванием текста и быстрой корректировкой, то для офисных сканеров таких возможностей нет. Производители комплектуют бюджетные сканеры только необходимым инструментарием, остальное ПО надо докупать, настраивать и т.д.

Подведем некоторые итоги. Сканирование документов –неотъемлемая часть современного документооборота. Эта услуга востребована во многих сферах научных, бизнес процессов, в государственной деятельности и для приватных задач.